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2017年6月6日 星期二

如何主辦一場演講大賽?


作者:中華民國環境職業醫學會 副秘書長 許君豪 醫師
相關文章:[快訊] 許君豪醫師,主辦 ACOH2017 臨廠服務主題演講大賽,並親自主持,大獲好評。




2017 年 4 月 29 日,深具意義。

在三年一度的亞洲職業衛生研討會和一年一度的職業醫學年會現場,破天荒首度舉辦「演講大賽」,與會來賓反應相當熱烈。身為規劃與執行此活動的主要成員,我整理籌備過程的心得和幾個小故事,與您分享。


1. 做好準備


「職醫、職護到企業服務」入法至今,已過了十多年。雖然臺灣業界對駐廠醫護人員的功能和貢獻的了解逐漸增加,但讓第一線醫護人員交流 best practices 的場合並不多。所以,我一直想辦個活動,讓已在企業服務一段時間、卻少有機會上台的醫護夥伴,與其他同行分享自己的成功 / 失敗經驗。

2016 年 9 月,也就是演講大賽前 7 個多月,我一提出在年會舉辦工作坊/演講比賽的想法,中華民國環境職業醫學會常務理事陳俊傑醫師立刻鼓勵我著手規劃。這是第一劑強心針。

2017 年 3 月,我到中華民國環境職業醫學會的理監事會報告活動計畫之前,已與陳俊傑醫師經電話請教、討論了好幾次,輪廓設計得差不多了。「應該會很順利吧」,我心想。但是,代誌不是憨人所想的那麼簡單……


2. 爭取支持





雖然快速地把活動專屬網站設計好,但 3 月在理監事會報告時,卻受到不小的阻力。原因是,三年一度的亞洲職業衛生研討會,最精華的時段已經被其他幾個重要活動填滿了。四天的研討會,行程表看來只剩週四下午、週日下午有空檔。如果辦在週四或週日下午,到時肯定沒人來,我就黑掉了……

會議已進行到臨時動議。情況若不逆轉,我身上的黑色素將快速累積……

冷靜思考、快速決策後,我堅定地舉手,說明不論辦在週四或週日,都可預見活動將失敗。而這是空前的第一次演講大賽,若不幸失敗,不知何時才有機會再辦,對學會亦非好事。接著,幾位前輩輪流贊聲,說這是很棒的活動,值得鼓勵年輕的職醫、職護參加。更有前輩建議把獎金加倍,提高吸引力。情勢完全逆轉,決議:

  • 盡速籌備,找得到夠多的人來,就舉辦。
  • 時間可排在最熱門的週六下午,場地可選在研討會主場地旁的教室。
  • 前三名獎金加倍,成為 10000、6000、4000。(教練,我好想參加。)

這是第二劑強心針,讓演講大賽重獲新生。到這裡,我都要流淚了。非常感謝理監事會前輩們的及時出手相助。


3. 盤點資源


確定要舉辦,接下來呢?

我快速思考,發現必須完成的事情至少有:

  • 迅速補完活動網站,包含活動細節、報名表等。
  • 發信邀請職業醫學會及兩個職護學會會員報名比賽
  • 找工作夥伴、攝影師,並使用線上會議溝通。
  • 邀請評審委員
  • 請評審委員為報名人員上傳的投影片評分,甄選出參賽的 12 名選手。
  • 多次寄出賽前通告給主辦單位、評審委員、報名者、參賽者。
  • 確定比賽場地,製作場地說明圖並公告。
  • 製作兩張 120x80cm 大型海報並列印,以及借海報架架設海報。
  • 製作感謝狀/獎狀並列印
  • 購買感謝狀/獎狀專屬精美文件夾
  • 製作專用評分表、QR code 卡(本次比賽採用 Google 表單即時評分)
  • 準備螢幕計時軟體/大字報
  • 測試比賽場地
  • 主持演講大賽

咦,看起來好像需要很多人幫忙耶?

經過盤點與聯繫,因為時間緊迫,為降低溝通成本與失誤風險,我決定絕大部分工作都自己來,除了以下這幾項,人力分配如下:

  • 找了兩位同屬主辦單位的夥伴,一位攝影師。
  • 央請在高醫職業醫學科的夥伴,幫忙拍攝場地照片、借場地、借海報架、請廠商印海報、準備獎金、列印獎狀/感謝狀/評分表/QR code 卡等。


4. 做就對了


從理監事會決議,到真正比賽,僅有六週可準備。上一段列出來的幾乎所有任務,既然已經決定自己做,接下來的事情就簡單了:一件件排上行事曆,一件件完成。以下摘錄部分成果的截圖及照片如下:


線上報名表

報名截止日信件湧入的盛況

光準備這場演講大賽,在筆記軟體 Evernote 裡就有 64 則筆記。

自己設計的感謝狀

自己設計的海報

自己設計的評分表、線上給分 QR code 卡

開場

倒數計時大螢幕

參與者專注投入


5. 回顧檢討


A. 議程設定權 (agenda-setting power) 很重要

如同本文開頭提到的,這個演講大賽,差一點就辦不成了。由於我堅決地舉手說明,加上幸運地有幾位前輩出手助拳,演講大賽才在理監事會最後一刻由不辦轉為要辦。

B. 測試場地,務必精準。

比賽前一天測試場地時,發現兩個意外狀況:

  • 投影機老舊,色彩表現不佳
  • 影片聲音播放異常

投影機的狀況,我當晚火速寫信通知所有參賽者,請他們考慮調高投影片色彩對比。聲音異常的狀況,因為測試到後來可正常播放,我竟然忘了積極處理或找備案。結果,演講比賽進行時,有幾位參賽者的影片的聲音無法正常播放……。我對他們感到非常非常抱歉。以後絕不能如此輕忽。

C. 用心,會被看見。

比賽前中後,許多人公開或私下對我表達鼓勵和感激之意,包括:

  • 我的主要指導者,陳俊傑常務理事,在比賽後給我一個大大的讚和許多鼓勵、提醒。
  • 工作夥伴們很開心能一起完成這難得的任務。
  • 評審前輩感謝我們的邀請,讓他們也參加到一場有意義的活動。
  • 參賽者感念這個活動,讓他們有機會分享自身經驗。
  • 聽眾為一下午滿滿的收穫而道謝

賽前一直擔心人氣不夠,沒想到,當天稍晚有幾位朋友跟我說,我們演講大賽會場,是同時段人數最多、來賓參與也最熱絡的。這是第三劑強心針。


6. 感謝各界


這次演講大賽能順利成功,要感謝的人實在很多。以下簡短列出:

  • 兩學會大家長:莊弘毅 理事長 / 陳美滿 理事長
  • 總指導:陳俊傑 醫師(常務理事)
  • 中華民國環境職業醫學會的理監事、秘書長、副秘書長
  • 評審:傅還然 前署長 / 賴育民 主任 / 錢美芝 經理
  • 場控:陳國鳳 護理師 / 劉慧美
  • 攝影:范釋文 醫師 (特別感謝攝影師提供本文第一張與末四張照片。)
  • 大會:林思怡 / 沈雅涵 / 吳沛珊 / 羅玉婕 / 林佑蓮 / Irene Cheng

也謝謝所有在 Facebook、LINE 群組裡,或私訊支持、或幫忙轉發活動訊息的朋友們,以及在籌備過程中,被我請教而不吝指導的各領域前輩們。

不論參與者和旁觀者給這個比賽的正負評價如何,我給自己設下的標準只有一個:是否達到「讓職場第一線醫護人員交流 best practices」的初衷。

從大家賽後的反應,我猜,應該有及格吧。

繼續前進。